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Expert Dokumenten Management Systeme (m/w/d) Arbeitsort: München Bonn

Als prämierter Engineering - Dienstleister sind wir in zukunftsweisende und spannende branchenübergreifende Entwicklungsprojekte national und international involviert. 

Haben Sie Interesse daran, in einem innovativen Umfeld nachhaltige Lösungen von morgen mitzugestalten, diese Herausforderung mit uns anzunehmen und Ihr Wissen in zukünftige Projekte zu investieren?

Dann bieten wir Ihnen das geeignete Umfeld für Ihre beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten.

Aufgaben:

  •  Koordiniert abteilungsinterne und –externe Abstimmungsrunden im Auftrag der jeweiligen Leitung
  • Übernahme der Agendaverantwortung und das Teilnehmermanagement im Termin
  • Ansprechpartner für alle Belange rund um das Dokumentenmanagementsystem genutzt und unterstützt operativ bei der Verbesserung der Dokumentationswerkzeuge
  • Konzipiert und organisiert die personelle Gesamtplanung von der Beschaffung über Schulungen bis hin zur Auslastungsplanung, Unterstützung des (Fach)Abteilungsleiters
  • Termin- und Teilnehmermanagement
    • Einstellen und Verwalten der Termine
    • Übersicht und Dokumentation TeilnehmerInnen
  • Agenda Management
    • Pflege und Erfahrungsauswertung der Standardagenda
    • Entgegennahme von Themenanmeldungen und einpflegen in die Agenda für konkrete Termine (inkl. ggf. Verlängerung von Terminen/Ansetzen von ergänzenden Terminen entsprechend Terminmanagement)
    • Entgegennahme und Nachhalten von Beiträgen
    • Time Management im Termin
  • Dokumentations-Management o Bereitstellen und Pflege der Dokumentationswerkzeuge (SharePoint, OneNote, Jira, …)
    • Ablage von Beiträgen (Präsentationen, Dokumenten, …)
    • Dokumentation während des Termins
  • Aktionsmanagement o Aufnahme von Aktivitäten im Termin, Nachhalten von Zielterminen für Aktivitäten und Nachhalten des Berichts zu Aktivitäten
  • Weitere Tätigkeiten für diese Rolle: Trainingsadministration, Stellen und Personalbeschaffungsmanagement, Auftragsmanagement

Anforderungen:

  • Hochschulabschluss oder gleichwertig anerkannte Berufsausbildung (Wirtschaftswissenschaften, Informatik)
  • Beruserfahrung g im oben genannten Aufgabenbereich
  • Gute Kenntnisse in Dokumenten Management Systeme (DMS, SharePoint, OneNote, Jira,) und MS Office
  • Grundkenntnisse in IT Sicherheit Prozesse, Projektmanagementmethodiken, Architekturmodellierungsverfahren (ARIS, etc) Berichtswesensysteme (Reporting)
  • Sehr gute Deutsch und gute Englischkenntnisse

 

Ihre Ansprechpartnerin

Frau Alexandra Schredl

Kontakt

EICS Group GmbH
Kurzes Gelände 8a
86156 Augsburg

Telefon: +49 821 789 8683 0
E-Mail: job@eics.de